Suvepäevade ABC
12Kas teie ettevõte planeerib suvepäevi? Sel juhul oled sattunud õigesse kohta!
Suvepäevad on olulised nii töötajate kui kogu ettevõtte jaoks, motiveerides ja tunnustades. Selleks, et suvepäevad oleksid igal aastal oodatud sündmus tuleb need aga korralikult läbi mõelda ja planeerida. Arvestada tuleks, et teie ettevõte pole ainus, kes suvepäeva plaane peab ja seetõttu võib viimasel hetkel sobiva koha leidmine olla keerukas. Samas võib viimasel hetkel broneerimine pakkuda ka eeliseid, võimaldades ilma paremini valida ja ka teatud teenuseid saada kätte soodsamalt.
Siiski eelnevad eelised on võimalikud vaid väiksemate gruppide puhul ja kui üritus on suurem ning rahvast ja vastustust rohkem, tuleks kindlasti üritus pikemalt ette planeerida.
Kuupäeva valik
Esimeseks oluliseks otsuseks ei ole mitte kuupäeva valik, vaid otsus, kas suvepäevad toimuvad nädala sees või nädalavahetusel.
Suvepäevad R – L : Suurem osa ettevõtetest otsustab teha suvepäevad siiski nädalavahetusel, see otsus aga omakorda tähendab, et võimalike kuupäevade arv on oluliselt piiratum, kui nädala sisese ürituse korraldamisel. Seega tuleks koht ja kuupäev võimalikult varakult ära broneerida. Meie soovitame üldiselt siiski valida kohe kaks alternatiivset kuupäeva, kuna ühe kuupäeva puhul on üsna võimalik, et soovitud kuupäev on juba broneeritud.
Suvepäevad P-N on tegelikult väga soovituslik valik, kuna neil kuupäevadel on statistiliselt võimalusi rohkem ja seega konkurents väiksem, see omakorda tähendab, et nii mitmedki teenused tulevad kätte soodsamalt. Kallaste Talus näiteks pakume kuni 10% soodustust, aga lisaks ka oluliselt paidlikkumaid üürimistingimusi kui nädalavahetusel (suvekuudel R ja L üürime välja vaid kogu talu korraga).
Lisaks toimuvad nädala sees Kalju-laval erinevad kontserdid, mida on kaval siduda väiksemate suvepäevadega või seminar-suvepäevadega.
Suvepäevade kohti on mitmeid, aga oma valik tuleks teha oma vajadustest ja soovidest lähtuvalt (inimeste arv, majutujate arv, soovitud tegevused, toitlustus jne)
Inimeste arv
Osalejate arvestamisel tasub vaadata eelmiste aastate osalemise aktiivsust. Aga kõige olulisem on ilmselt läbi mõelda, et kas soov on teha suvepäevad tervele ettevõttele, või konkreetsele osakonnale. See kui igal aastal on oma osakond teinud eraldi suvepäevi ei tähenda, et mõni aasta suurte suvepäevade korraldamine ei oleks edukas, samas tuleks sellise otsuse tegemisel arvestada ka töötajate ootustega. Kui puudub igasugune varasem kogemus, siis ka sellest tasuks seotud teisi pooli informeerida ja läbi rääkida võimalik paidlikkus hindade osas, sest üldiselt peab toitlustuses ja aktiivsete tegevuste puhul inimeste arv teada hiljemalt 3 – 5 päeva enne üritust (eriti suurte ürituste puhul isegi oluliselt varem).
Soovitame soojalt teha küsitlusi osalejate aktiivsuse osas. Üks hea võimalus on ka kehtestada väikene tasu – kasvõi 5€, mis tagaks selle, et need kes on lubanud tulla on omalt poolt juba investeerinud tulekusse ja seeläbi jätavad tulemata palju väiksema tõenäosusega.
Majutusega või ilma majutuseta?
Üha populaarsemaks muutuvad nö. ühepäevased suvepäevad, kus öösel tulevad bussid rahvale järgi ja viivad inimesed koju tagasi.
Samas jällegi kõige meeldejäävamad läbi-agade on olnud 2 ööbimisega üritused, kus päevad on sisustatud erinevate tegevustega looduses. See annab inimestele aga omavahel suhelda. Selline kahe päevane variant võib, aga olla halb kui on palju pereinimesi ja suvepäevad on vaid töötajtele. Kahe päevaste ürituste puhul on tavaliselt töötajad kutsutud koos peredega.
Kõige populaarsem suvepäeva kava näeb aga siiski ette saabumist esimese päeva hommikul ja lahkumist järgmise päeva hommikul.
Majutusega suvepäevade plussid ja miinused:
+ aega on rohem, ei pea kogu aeg kella vaatama, et kuna see buss tuleb
+ inimesed tunnevad ennast vabamalt
+ kui keegi ära väsib saab pikali visata ilma, et peaks kartma bussist maha jäämist
– tuleb koostada majutusplaan – kes kellega samas toas ööbivad?
Suvepäevade sisustamine tegevustega
Suvepäevadel peaks igal juhul toimuma ka mingi tegevus, olgu see siis pikem või väiksem tegevusplaan, aga midagi peaks kindlasti olema planeeritud. Ka näiteks saunatamine on tegevus, aga meeldejääva ürituse jaoks tasuks veel midagi siisku juurde mõelda.
kas osta korraldus sisse või viia tegevusi ise läbi?
Kui varasemalt on kogemust ja ideid, siis loomulikult saate ka ise suvepäevade sisustamisega hakkama. Küll aga on nii mitmegi tegevuse jaoks on vaja teha ettevalmistusi ja osta vajalikud vahendid – seega lihtsam lahendus on see teenus sisse osta.
Kui aga siiski otsustate kogu tegevustiku ise korralda, siis tuleks mõelda, kes tegevusi läbi viivad, kes rahvast suunavad ja mis kellaaegadel midagi toimuma peaks.
Ajakava / päevaplaani koostamine on ürituse planeerimise juures väga olulisel kohal!
Tegevuste valik
See sõltub nüüd küll täielikult suvepäevadel osalejatest ja nende huvidest, samas ka ettevõtte vajadusest. Kui oleks vaja arendada ka meeskonna tööd, siis võib päevane tegevus olla seotud sellega, samas kui on tegu loovama ettevõttega, siis loovust aktiseerivate tegevustega jne.
Väga ägedaid pikemaid 2-4 tunniseid meeskonnatööle suunatud tegevusi Kallaste Talus viivad läbi Seiklusring (Padise Seikluspark) ja 360 KRAADI. Seiklusring pakub tegevusi kombineerides erinevaid seikluspargi elemente (zip-line, postironimine jne) ja meeskonnaülesandeid. 360 KRAADI pakub aga laia valikut kaasahaaravaid meeskonna mänge/ võistlusi millest silmapaistvaimad on näiteks autode ehitus ja ralli ning filmivõtted.
Kallaste Talus oleme teie eest kokku kogunud palju põnevaid võimalusi aja sisustamiseks nii toas, õues kui vees – täpsemalt saab kogu valikuga tutvuda aktiivse puhkuse alt.
Toitlustus
Toitlustus tuleks planeerida siis, kui koht on juba kindel. Toitlustuse planeerimisel tuleb arvestada, et see ei jääks liiga viimasele hetkele ja seda, et viimase hetke muudatused ei pruugi kööki jõuda, seega tuleks viimase hetke muudatusi pigem vältida. Seetõttu tuleb varakult ette uurida, kas sinu kollektiivis on taimetoitlasi / allergikuid või teisi toidu suhtes valivaid inimesi. Koguseliselt tuleks tellida kõigile kindlatele tulijatele ja ka võib-olla tulijatele, sest viimasel hetkel toitlu juurde tekitada on üsna raske.
Kallaste Turismitalus valmistatakse toit kohapeal spetsiaalselt teile, seega on kogu tooraine eelnevalt ette tellitud (tihtipeale peab tellimused esitama 7 p ette) ja sellest tuleneb ka meie palve toitlustust puudutavad aspektid võimalusel pikemalt ette mõelda.
Toitlustus tellimisel tuleks toitlustajale anda infot naiste ja meeste osakaalust seltskonnas ja ka varasemaid kogemusi – kas toitu on üldiselt olnud vähe või on varasemalt jäänud palju üle. Looduses olles tuleb alati arvestada, et inimesed söövad rohkem kui linna keskkonnas.
